입력
현업 담당자가 전표를 만들고 증빙을 올립니다. 자기 지점·자기 부서 범위 밖의 거래처는 목록에 나타나지 않습니다.
지점 · 부서 단위
감사 대응과 권한 관리
감사 때 다시 만들지 않아도 되는 기록
감사 대응은 결산이 끝난 뒤에 준비하는 것이 아닙니다. 평소 전표에 어떤 이력이 남는지가 그대로 결과를 좌우합니다. Velocentra는 변경 이력, 권한, 증빙 추적을 기본 구조에 넣었습니다.
먼저 정리할 것
“증빙이 어디 있는지”를 묻는 순간에 답이 나오는 구조인지, 지금 장부가 그 질문을 견디는지부터 봅니다.
회계 담당자가 자주 겪는 일이 있습니다. 감사인이 특정 거래 하나를 지목하고, 그 거래가 어떻게 만들어졌는지 순서대로 묻는 순간입니다. 준비가 되어 있는 팀은 화면에서 바로 보여줍니다. 준비가 안 된 팀은 그 자리에서 파일을 뒤지기 시작합니다.
이 차이는 결산 실력이 아니라 평소에 어떤 이력이 남는지에서 갈립니다. 이 페이지는 Velocentra에서 감사 대응과 권한 관리가 어떻게 설계되는지, 검토자가 판단할 수 있도록 네 가지 축으로 나눠 정리했습니다.
변경 이력
변경 이력이 남는 방식
누가, 언제, 어떤 값을 바꿨는지가 전표 단위로 기록됩니다. 마감된 기간의 수정은 별도 이력으로 분리됩니다. 감사인이 특정 거래의 변경을 요청하면 그 자리에서 확인할 수 있습니다.
기록이 남는 것과 그 기록을 꺼내 보여줄 수 있는 것은 다른 문제입니다. Velocentra는 전표 화면에서 해당 거래의 시간순 이력을 함께 열 수 있도록 구성되어 있습니다. 감사 자리에서 별도로 리포트를 만들 필요가 없습니다.
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A
누가 했는가
작성자 계정과 그 시점의 역할이 함께 기록됩니다. 담당자가 바뀐 뒤에도 당시 권한이 무엇이었는지 남습니다.
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B
언제 했는가
입력 시각과 승인 시각이 구분되어 남습니다. 마감 이후 수정이라면 그 사실이 따로 표시됩니다.
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C
무엇이 바뀌었는가
수정 전 값과 수정 후 값이 나란히 남습니다. 금액, 계정과목, 거래처처럼 감사인이 자주 확인하는 항목부터 보입니다.
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D
왜 바뀌었는가
수정 사유를 남기도록 설정할 수 있습니다. 사유란을 필수로 둘지, 특정 계정과목에만 적용할지는 법인별로 정합니다.
마감 후 수정 · 분리 이력 · 사유 기록
역할 기반 권한
역할 기반 권한 설계
입력, 검토, 승인, 조회 권한을 역할로 나눕니다. 지점 담당자와 본사 담당자가 같은 화면을 보더라도 할 수 있는 일이 다릅니다. 권한 변경 자체도 이력에 남습니다.
검토
팀장·회계 담당자가 계정과목과 증빙을 확인합니다. 반려하면 사유가 남고, 반려된 전표는 다시 입력자에게 돌아갑니다.
팀 · 본사 검토
승인
한도와 결재선에 따라 최종 승인합니다. 한도를 넘는 거래는 다음 단계로 자동으로 올라가고, 그 판단 기준도 화면에 남습니다.
한도 · 결재선
조회
감사인, 외부 회계사, 경영진이 읽기만 합니다. 이 역할은 어떤 값도 수정할 수 없고, 조회한 범위도 이력에 남습니다.
읽기 전용
역할은 부서 이름이 아니라 할 수 있는 일을 기준으로 나누는 편이 오래 갑니다. 조직이 바뀌어도 “이 사람이 할 수 있는 일”만 다시 지정하면 되기 때문입니다.
증빙 추적
증빙 추적
세금계산서, 계약서, 영수증 같은 증빙이 거래에 연결됩니다. 증빙이 없는 거래는 목록으로 따로 보여줍니다. 감사 대응에서 가장 시간이 걸리는 작업이 이 연결을 다시 만드는 일이라, 그 단계를 없애는 것이 목표입니다.
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거래에 붙는 증빙. 전자세금계산서는 발행·수취 기록과 함께 자동으로 연결됩니다. 계약서와 영수증은 담당자가 거래에 올려 붙입니다.
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증빙 없는 거래. 증빙이 붙지 않은 거래는 따로 목록으로 모입니다. 감사 전에 이 목록을 비우는 것이 곧 사전 준비가 됩니다.
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나중에 붙여도 남습니다. 결산 후에 증빙을 추가하더라도 언제 누가 붙였는지가 이력에 함께 남습니다.
내부통제
내부통제 요구에 맞추는 방법
중견기업 이상에서는 내부통제 항목을 도입 초기부터 봅니다. 승인 단계를 어디에 둘지, 한도 초과 거래를 어떻게 다룰지를 미리 정해둡니다. Velocentra는 이 규칙을 설정으로 관리합니다.
- 승인 단계를 어디에 두는가
- 금액 구간별로 결재선을 다르게 두거나, 특정 계정과목·거래처만 별도 검토를 거치게 할 수 있습니다. 단계 수를 늘리는 것보다 감사인이 확인할 지점과 맞추는 편이 낫습니다.
- 한도 초과 거래 처리
- 설정한 한도를 넘으면 다음 승인 단계로 자동으로 올라갑니다. 한도를 넘겼다는 사실과 누가 최종 승인했는지가 모두 이력에 남습니다.
- 직무 분리
- 입력한 사람이 그 전표를 승인할 수 없는 구조를 기본으로 두고 있습니다. 소규모 조직은 필요에 따라 예외를 두되, 예외를 둔 거래는 따로 표시됩니다.
- 마감 통제
- 마감된 기간은 추가 입력이 막힙니다. 부득이 수정이 필요하면 별도 절차를 거치고, 그 수정은 일반 거래와 구분되어 남습니다.
규칙은 도입할 때 한 번 정하고 끝나는 것이 아닙니다. 조직이 커지거나 결재선이 바뀌면 조정이 필요합니다. Velocentra는 이 규칙을 코드가 아니라 설정으로 두어, 회계팀이 직접 바꿀 수 있게 했습니다.
보존 정책
데이터 보존 정책
국내 규정과 사내 정책이 요구하는 보존 기간이 다를 수 있습니다. 보존 기간이 지난 데이터의 처리 방식도 정해두어야 합니다. Velocentra는 법인별로 보존 정책을 설정할 수 있게 했습니다.
보존 기간은 규정만으로 정해지지 않습니다. 분쟁, 세무조사, 내부 감사처럼 나중에 소명이 필요할 수 있는 항목은 사내 기준으로 조금 더 길게 두는 편이 안전합니다.
| 항목 | 무엇을 정하는가 | 확인할 지점 |
|---|---|---|
| 보존 기간 | 전표·증빙·이력 각각에 대해 열람 가능 기간을 법인별로 다르게 둡니다. | 규정 기간과 사내 기준 중 긴 쪽 |
| 기간 경과 처리 | 기간이 지난 데이터를 삭제할지, 요약만 남길지, 그대로 보관할지 정합니다. | 삭제 시 감사인이 확인할 방법 |
| 이력 보존 | 변경 이력과 권한 변경 이력을 증빙과 같은 기간 두는지 따로 두는지 정합니다. | 이력만 남고 증빙이 사라지는 구간 |
| 법인별 적용 | 종속 법인마다 보존 정책을 따로 두거나, 본사 정책을 상속하도록 합니다. | 해외 법인과의 기준 차이 |
정책을 정해두면 감사 시즌에 “이 데이터는 왜 없나요”라는 질문에 기준을 그대로 설명할 수 있습니다. 기준이 화면에 남아 있는지가 실제로는 더 중요합니다.
왜 이 순서인가
검증 가능한 구조가 우선인 이유
빠른 입력은 도입 첫 달에 체감됩니다. 검증 가능한 구조는 감사 시즌에 체감됩니다. 두 번째가 더 오래 남습니다.
입력 속도를 올리는 일은 눈에 보입니다. 하지만 그 속도로 만든 장부가 감사 자리에서 설명되지 않으면, 결국 다시 손으로 맞춰야 합니다. Velocentra가 이력·권한·증빙을 기본 구조에 넣은 이유가 여기에 있습니다.
도입 후 첫 감사 시즌에 무엇을 준비해야 하는지는 도입 가이드에서 단계별로 확인할 수 있습니다.
서울 강남 · 회계팀 실무
