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도입 절차 안내
회계 시스템 전환에서 가장 무서운 순간은 숫자가 안 맞을 때입니다. 그 순간을 줄이려면 순서를 지키는 게 낫습니다. Velocentra 도입은 데이터 이관, 계정 설계, 병행 운영, 전환의 네 단계로 진행합니다.
어느 단계에서 무엇을 결정하고, 무엇을 확인한 뒤 다음으로 넘어가는지 먼저 눈에 담아 두면 실무가 훨씬 가벼워집니다.
현재 장부
최근 결산 연도, 진행 중 연도, 미결 전표, 고정자산 내역까지 옮길 범위를 먼저 정합니다.
계정과목
기존 계정을 그대로 가져올지, 다법인 공통 기준으로 재설계할지 정합니다.
데이터 이관
기초 잔액과 거래 내역을 옮기고, 기존 시스템 시산표와 숫자를 맞춥니다.
병행 운영
자동 분개 규칙과 권한을 다듬으며 숫자가 안정될 때까지 대조합니다.
전환 마감
숫자가 안정되면 기존 장부를 마감하고, 첫 결산은 여유를 두고 진행합니다.
이관의 목적
옮기는 일 자체가 아니라, 옮긴 숫자를 서로 맞춰보는 일이 도입의 본체입니다.
한 번 어긋난 잔액은 나중에 원인을 찾기가 훨씬 어렵습니다. 단계마다 대조 지점을 두면 문제가 병행 운영 기간에 몰리지 않습니다.
1단계 · 현재 장부 파악
최근 결산된 회계연도, 진행 중인 회계연도, 미결 전표, 고정자산 목록이 기본 대상입니다. 어느 회계연도까지 거래 내역을 그대로 가져갈지, 어디부터 요약 잔액으로 넘길지를 이 단계에서 정해 둡니다. 여기서 빠뜨린 항목이 나중에 문제가 됩니다 — 존재하지 않는 계정은 대조할 때 처음 드러나기 때문입니다.
확인할 것: 최근 결산본의 확정 여부, 미결 전표 정리 상태, 고정자산 취득·처분 이력, 부가세 신고 이력.
2단계 · 계정과목 설계
기존 계정과목을 그대로 가져올지, 통합 기준으로 재설계할지 정합니다. 다법인이라면 공통 계정과목을 먼저 확정하는 편이 낫습니다. 이 단계에서 손을 많이 볼수록 이후가 편해집니다 — 자동 분개 규칙과 보고서 매핑이 모두 여기서 파생되기 때문입니다.
함께 정할 것: 법인 간 계정 매핑표, 부서·프로젝트 보조 차원, 표준 전표 템플릿, 외부 회계사 전달 형식.
3단계 · 데이터 이관과 검증
기초 잔액과 거래 내역을 옮기고, 기존 시스템의 시산표와 대조합니다. 숫자가 맞지 않으면 원인을 찾아 해결한 뒤 다음 단계로 갑니다. 이 검증을 건너뛰면 병행 운영 기간에 문제가 드러납니다.
검증은 결산처럼 진행하는 편이 낫습니다 — 담당자를 정해 두고, 대조 결과를 문서로 남깁니다.
| 대조 항목 | 기준이 되는 자료 | 맞지 않을 때 확인할 곳 |
|---|---|---|
| 기초 잔액 | 직전 회계연도 결산 시산표 | 연도 이월 분개, 결산 수정사항 |
| 거래 내역 합계 | 기존 시스템 계정별 합계표 | 기간 필터, 전표 취소 처리 |
| 부가세 신고 금액 | 홈택스 신고 이력 | 전자세금계산서 발행·수정 이력 |
| 고정자산 장부가 | 자산 대장과 감가상각 명세 | 취득·처분 시점, 내용연수 변경 |
| 은행 잔액 | 계좌별 마감 잔액과 거래내역 | 미결제 수표, 이자·수수료 누락 |
위 항목이 모두 맞아야 다음 단계로 넘어갑니다. 하나라도 어긋나면 원인을 정리한 뒤 이관을 다시 돌리는 편이 안전합니다.
4단계 · 병행 운영
두 시스템을 일정 기간 함께 돌리며 숫자를 대조합니다. 기간은 조직 규모와 전표 건수에 따라 달라집니다 — 전표가 많은 팀은 한두 번의 월 마감을 관통할 만큼 잡는 편이 안전합니다. 이 기간에 자동 분개 규칙과 권한 설정을 다듬습니다.
5단계 · 전환과 마감
병행 운영에서 숫자가 안정되면 기존 시스템을 마감하고 전환합니다. 첫 결산은 평소보다 시간이 걸릴 수 있으니 일정에 여유를 두는 게 좋습니다. 전환 후 첫 달이 지나면 운영이 안정됩니다.
일정을 좌우하는 변수
법인 수, 전표 건수, 은행 계좌 수, 외부 회계사 협업 방식이 일정에 영향을 줍니다. 다섯 단계의 순서는 같지만, 각 단계가 소비하는 시간은 회사의 회계 환경에 따라 크게 달라집니다.
연결 대상 법인이 늘어날수록 계정 매핑과 내부거래 상계 규칙을 확인할 항목이 늘어납니다. 해외 법인이 있으면 환산 기준을 정하는 시간이 추가됩니다.
월 전표가 수천 건을 넘어가면 자동 분개 규칙을 어디까지 세분화할지가 병행 운영 기간의 길이를 좌우합니다.
계좌별로 연결 동의 절차와 잔액 대조가 필요합니다. 계좌가 많은 팀은 자동 매칭 규칙을 미리 설계해 두는 편이 좋습니다.
감사 일정이 겹치면 그 시기를 피하는 편이 낫습니다. 외부 회계사가 설계 단계부터 참여하면 이후 검증이 빨라집니다.
누가 참여해야 하나
재무 실무 담당자, 회계 정책을 아는 관리자, 내부통제 담당자가 함께 참여하는 편이 좋습니다. 한 사람이 계정 설계와 운영, 권한까지 모두 도맡으면 이후 검증 단계에서 원인을 짚기 어려워집니다.
외부 회계사가 있다면 설계 단계부터 의견을 듣는 게 낫습니다. 계정과목 체계가 확정된 뒤에 감사인을 부르면 이미 정해둔 구조를 되돌려야 하는 경우가 생깁니다.
도입 이후에는 결산 담당자, 전표 입력 담당자, 조회·승인 권한자로 역할을 나눠 두는 편이 운영이 안정됩니다.
도입 전 준비 목록
자료가 정리돼 있으면 상담에서 단계별 일정을 훨씬 구체적으로 잡을 수 있습니다.
최근 결산
직전 회계연도 결산 시산표와 재무제표 한 벌
계정 체계
현재 사용 중인 계정과목 목록과 사용 중단 계정
자산 대장
고정자산 취득·처분 명세와 감가상각 내역
세금계산서
최근 1년 전자세금계산서 발행·수정 이력 요약
감사 일정
내부·외부 감사 일정표(겹치는 시기를 피하기 위해)
다음 단계
도입 상담에서는 지금 쓰는 시스템과 법인 구조를 먼저 듣고, 어느 단계에 시간이 더 필요한지 함께 짚습니다. 상담 이후에도 절차는 그대로 유지됩니다.
