전표 한 장이 원장과 결산으로 흐르는 구조

자동 분개가 하는 일과 하지 않는 일

은행 거래나 세금계산서에서 들어온 데이터를 계정 규칙에 맞춰 분개 초안으로 바꿉니다. 이때 무엇을 자동화하고 무엇을 남겨두는지가 장부의 신뢰도를 가릅니다.

규칙에 없는 거래는 임의로 처리하지 않고 검토 대기로 남깁니다. 자동화가 예외를 조용히 삼키면 나중에 찾기 어려워지기 때문입니다. 검토 대기 목록은 그 자체로 마감 전에 확인해야 할 할 일 목록이 됩니다.

검토 대기 건은 마감 점검 목록에 그대로 남습니다. 처리 여부를 따로 기록하지 않아도 되는 것이 이 구분의 목적입니다.

외부 회계사와 함께 쓰는 방식

외부 회계법인이나 세무사가 장부를 검토해야 하는 경우가 많습니다. 권한을 부여하면 조회 범위 안에서 원장과 증빙을 직접 확인할 수 있습니다. 파일을 주고받는 대신 같은 장부를 보는 방식이라, 버전이 어긋나는 일이 줄어듭니다.

감사나 세무 조사처럼 외부에 장부를 보여줘야 하는 상황에서도 마찬가지입니다. 담당자가 화면을 캡처해 보내는 대신, 필요한 범위만 열어 주고 그 안에서 직접 확인하게 하는 편이 정확합니다. 어떤 항목을 누가 언제 확인했는지도 함께 남습니다.